How to Ausstellerausweise und Auf- & Abbauausweise bestellen und versenden

In diesem Bereich können Sie zusätzliche Ausstellerausweise und Auf- und Abbauausweise bestellen. 

Schritt-für-Schritt-Erklärung

1 – Artikel

Hier wird der ausgewählte Artikel angezeigt. In diesem Bereich können Sie zusätzliche Ausstellerausweise oder Auf- und Abbauausweise bestellen.

2 – Abrechnung

Die Abrechnung der Ausstellerausweise erfolgt nach Nutzung. Die Auf- und Abbauausweise sind kostenlos, daher werden diese nicht abgerechnet.

3 – Preis

Hier wird der Preis pro Ausweis angezeigt.

4 – Anzahl

Legen Sie die gewünschte Anzahl der Ausweise über die Plus- und Minus-Schaltflächen fest.

5 – Ticketmodell

Für diesen Artikel steht das Ticketmodell „1:1 Code“ zur Verfügung. Jeder Ausweis enthält einen individuellen Registrierungscode, der gegen genau einen Ausweis eingelöst werden kann.

6 – Registrierungscode

Beim Ticketmodell „1:1 Code“ müssen Sie keinen eigenen Registrierungscode festlegen. Daher werden in diesem Feld keine Angaben angezeigt.

7 – Gesamtbetrag

Hier wird der Gesamtbetrag der ausgewählten Ausweise angezeigt.

8 – Zum Warenkorb hinzufügen

Klicken Sie auf „Zum Warenkorb hinzufügen“, um die ausgewählten Ausweise in den Warenkorb zu übernehmen.

In diesem Bereich weisen Sie Ihrem Standpersonal Ausstellerausweise oder Auf- und Abbauausweise zu. Je nach gewähltem Registrierungsprozess können Sie die Ausweise per E-Mail versenden, zur Registrierung bereitstellen oder unpersonalisierte Ausweise (nur bei Auf- und Abbauausweisen möglich) erstellen.

Schritt 1: Mitarbeiter einladen

1.1 Artikel beziehungsweise Ausweisart wählen

Wählen Sie den Ausweistyp aus, den Sie Ihrem Standpersonal zuweisen möchten. Sie können zwischen Auf-/Abbauausweisen und Ausstellerausweisen wählen.

Rechts wird die Anzahl der noch verfügbaren Ausweise angezeigt. Diese Anzahl entspricht Ihrem verfügbaren Ausweiskontingent und verringert sich mit jeder verwendeten Einladung.
 

1.2 Registrierungsprozess auswählen

Legen Sie fest, wie der Ausweis Ihrem Mitarbeiter bereitgestellt werden soll:

• Registrierung mit E-Mail-Versand: Geben Sie die vollständigen Registrierungsdaten Ihres Mitarbeiters ein. Nach erfolgreicher Registrierung erhält der Mitarbeiter den Ausweis automatisch per E-Mail.
• Nur Registrierung: Geben Sie die vollständigen Registrierungsdaten Ihres Mitarbeiters ein. Nach erfolgreicher Registrierung können Sie den Ausweis selbst herunterladen und beispielsweise per E-Mail weiterleiten.
• Unpersonalisierte Tickets: Wählen Sie die gewünschte Anzahl an unpersonalisierten Ausweisen aus Ihrem Kontingent aus. Diese werden anschließend in der Dokumentenübersicht zum Download bereitgestellt.
  Wichtiger Hinweis: Unpersonalisierte Tickets können nur für Auf-/Abbauausweise erstellt werden. Für Ausstellerausweise steht diese Option nicht zur Verfügung.

1.3 Weitere Optionen festlegen

Wählen Sie aus, ob Sie eine neue Mitarbeitereinladung erstellen oder eine bestehende Mitarbeitereinladung bearbeiten möchten.

• Neue Mitarbeitereinladung erstellen: Vergeben Sie einen Namen für die Mitarbeitereinladung. Eine eindeutige Bezeichnung erleichtert das spätere Wiederfinden.
• Bestehende Mitarbeitereinladung bearbeiten: Wählen Sie im Dropdown-Menü anhand des vergebenen Namens die Mitarbeitereinladung aus, die Sie bearbeiten möchten.
   

1.4 Zum nächsten Schritt wechseln

Klicken Sie auf „Nächster Schritt“, um fortzufahren.

• Haben Sie unter 1.2 die Option „Registrierung mit E-Mail-Versand“ ausgewählt, gelangen Sie im nächsten Schritt zur Auswahl der Mailtext-Vorlage.
• Haben Sie die Option „Nur Registrierung“ ausgewählt, wird die Auswahl der Mailtext-Vorlage übersprungen. Sie gelangen direkt zu Schritt 3 „Personendaten“.
• Haben Sie die Option „Unpersonalisierte Tickets“ ausgewählt, wird die Auswahl der Mailtext-Vorlage ebenfalls übersprungen. Sie gelangen direkt zu Schritt 3 „Menge“.

Schritt 2: Mailtext-Vorlage wählen 
(wenn in Schritt 1.2 die Option „Registrierung mit E-Mail-Versand“ ausgewählt wurde)

2.1 Mailtext-Vorlage auswählen

Wählen Sie die passende Mailtext-Vorlage für Ihre Mitarbeitereinladung aus. Je nach Zielgruppe können Sie zwischen einer deutschsprachigen und einer englischsprachigen Vorlage wählen. Rechts wird eine Vorschau der ausgewählten E-Mail angezeigt.

2.2 Zum nächsten Schritt wechseln

Klicken Sie auf „Nächster Schritt“, um mit der Erfassung der Personendaten fortzufahren.

Hinweis:
Über „Zurück“ können Sie jederzeit zum vorherigen Schritt wechseln und Ihre Eingaben anpassen. Mit „Abbrechen“ beenden Sie den Registrierungsprozess.

Schritt 3: Personendaten erfassen 
(wenn in Schritt 1.2 die Option „Registrierung mit E-Mail-Versand“ oder „Nur Registrierung" ausgewählt wurde)

Hinweis:
Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn Sie in Schritt 1.2 die Option „Registrierung mit E-Mail-Versand“ oder „Nur Registrierung“ ausgewählt haben. Haben Sie sich für „Unpersonalisierte Tickets“ entschieden, wird stattdessen der Schritt „Menge“ angezeigt.

3.1 Geschäftsbedingungen und Datenschutz bestätigen

Lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie die Datenschutzrichtlinien und bestätigen Sie diese durch Setzen der jeweiligen Häkchen. Erst danach können Personendaten erfasst werden.
 

3.2 Personendaten eingeben

Für die Erfassung der Personendaten stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Manuelle Eingabe: Erfassen Sie die Personendaten direkt im System. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet. Optional können Sie weitere Angaben, wie Firma oder Anschrift, ergänzen. Über die Option „Duplikate erlauben“ können Sie festlegen, ob identische Datensätze erfasst werden dürfen.
• Excel-Import: Wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig registrieren möchten, können Sie die Personendaten per Excel importieren. Laden Sie zunächst die Excel-Vorlage herunter, tragen Sie die Personendaten ein und laden Sie die ausgefüllte Datei anschließend wieder in das System hoch.

3.3 Personendaten prüfen und ggf. bearbeiten

Nach der manuellen Eingabe oder dem Excel-Import werden die erfassten Personendaten im Reiter „Vorschau“ angezeigt. Hier können Sie alle Datensätze vor dem Versand noch einmal prüfen. Über die Suchfunktion können Sie einzelne Personen schnell finden. Bereits erfasste Datensätze lassen sich außerdem bearbeiten oder löschen.
 

3.4 Zum nächsten Schritt gehen

Klicken Sie auf „Nächster Schritt“, um alle Eingaben zu überprüfen.

Schritt 3: Menge
(bei Auf- und Abbauausweisen, wenn in Schritt 1.2 die Option "Unpersonalisierte Tickets" ausgewählt wurde)

Wichtiger Hinweis:
Unpersonalisierte Tickets können nur für Auf-/Abbauausweise erstellt werden. Für Ausstellerausweise steht diese Option nicht zur Verfügung.

3.1 Anzahl der unpersonalisierten Ausweise festlegen

Legen Sie die gewünschte Anzahl an unpersonalisierten Ausweisen fest. Sie können die Anzahl entweder direkt in das Eingabefeld eintragen oder über den Schieberegler auswählen. Mit „Alle auswählen“ übernehmen Sie alle noch verfügbaren Ausweise.

Hinweis:
Rechts oben wird der aktuelle Stand Ihres Ausweiskontingents angezeigt:

• Gesamt: Anzahl der insgesamt verfügbaren Ausweise.
• Noch verfügbar: Anzahl der noch nicht verwendeten Ausweise.
• Jetzt: Anzahl der Ausweise, die Sie aktuell ausgewählt haben.

Benötigen Sie mehr Ausweise, als Ihr Kontingent umfasst, ist das kein Problem. Ein einmal generierter unpersonalisierter Ausweis kann beliebig oft an unterschiedliche Personen weitergegeben werden. Es ist daher nicht erforderlich, für jede Person einen eigenen unpersonalisierten Ausweis zu erstellen.

3.2 Zum nächsten Schritt gehen

Klicken Sie auf „Nächster Schritt“, um alle Eingaben zu überprüfen.

Schritt 4: Zusammenfassung

4.1 Eingaben überprüfen

Prüfen Sie noch einmal alle Angaben Ihrer Mitarbeitereinladung.

Je nach gewählter Bereitstellungsart werden Ihnen unterschiedliche Informationen angezeigt:

• Registrierung mit E-Mail-Versand: Überprüfen Sie die Kampagnendaten, die bestätigten Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien sowie die erfassten Personendaten.
• Nur Registrierung: Überprüfen Sie die Kampagnendaten, die bestätigten Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien sowie die erfassten Personendaten.
• Unpersonalisierte Tickets: Überprüfen Sie die Kampagnendaten sowie die ausgewählte Anzahl an unpersonalisierten Ausweisen.

Sollten Änderungen erforderlich sein, können Sie über „Zurück“ jederzeit zum entsprechenden Schritt wechseln und Ihre Eingaben anpassen.

4.2 Kampagne starten

Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf „Kampagne starten“, um den Registrierungsprozess abzuschließen.

Hinweis:
Mit „Abbrechen“ können Sie den Registrierungsprozess jederzeit beenden.

In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Ausstellerausweise sowie Auf- und Abbauausweise. Über die Suchfunktion können Sie Ausweise anhand verschiedener Suchkriterien schnell finden und verwalten.

1. Ausweise suchen

Nutzen Sie die Suchfelder, um Ausweise gezielt zu filtern. Die Suche ist unter anderem nach folgenden Kriterien möglich:

• Allgemeine Suche
• Nachname
• Unterkonto
• Firma
• E-Mail

Klicken Sie anschließend auf „Suchen“, um die passenden Ergebnisse anzuzeigen. Mit „Zurücksetzen“ werden alle Suchkriterien gelöscht.
 

2. Suchergebnisse anzeigen

Unterhalb der Suchfunktion werden alle Ausweise in einer Übersicht angezeigt. Dort finden Sie unter anderem Informationen zum Ticketstatus, den Personendaten, dem Artikelnamen, Barcode, Registrierung sowie dem Zuweisungsdatum.
 

3. Aktionen ausführen

Über die Spalte „Aktionen“ stehen Ihnen – abhängig von der gewählten Bereitstellungsart – verschiedene Funktionen zur Verfügung.

• E-Mail-Versand:
  Sie können die Ausweisdaten aufrufen, den Ausweis als PDF herunterladen, das Mobile Ticket für Apple Wallet oder Google Wallet anzeigen sowie den Ausweis per E-Mail erneut versenden.
• Nur Registrierung oder unpersonalisierte Ausweise:
  Sie können die Ausweisdaten aufrufen sowie den Ausweis als PDF herunterladen und das Mobile Ticket für Apple Wallet oder Google Wallet anzeigen.
  

In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über Ihre kostenlosen und kostenpflichtigen Ausweiskontingente. Sie können jederzeit einsehen, wie viele Ausweise Ihnen zur Verfügung stehen, bereits zugewiesen wurden oder genutzt worden sind.

1. Kostenlose Ausweiskontingente

Im oberen Bereich werden die kostenlosen Ausweiskontingente angezeigt, die Ihnen im Rahmen Ihrer Messebeteiligung zur Verfügung stehen. Dazu gehören beispielsweise Auf- und Abbauausweise.

Die Tabelle enthält unter anderem folgende Informationen:

• Bestellposition – Eindeutige Nummer der Bestellung.
• Unterkonto – Zeigt das zugeordnete Unterkonto, sofern vorhanden.
• Artikel – Bezeichnung des Ausweistyps.
• Angelegt – Datum und Uhrzeit der Bereitstellung.
• Ticketmodell – Verwendetes Ticketmodell.
• Status – Aktueller Status des Kontingents.
• Menge – Anzahl der verfügbaren Ausweise.
• Zugewiesen – Anzahl der bereits zugewiesenen Ausweise.
• Eingelassen – Anzahl der bereits genutzten Ausweise.
   

2. Kostenpflichtige Ausweiskontingente

Im unteren Bereich werden zusätzlich bestellte Ausstellerausweise angezeigt.

Neben den Informationen der kostenlosen Kontingente enthält diese Übersicht zusätzlich:

• Abrechnung – Zeigt die Abrechnungsart der Ausweise.
• Preis – Preis pro Ausstellerausweis.
• Aktuelle Summe – Aktuell angefallene Kosten.
• Max. Summe – Maximale Kosten, die für diese Bestellung entstehen können.

Hinweis:
Die aktuelle Summe kann sich abhängig von der Abrechnungsart im Laufe der Zeit ändern. Die maximale Summe stellt die Obergrenze der Kosten dar und wird auch bei nutzungsabhängigen Abrechnungsmodellen nicht überschritten.