Messe Frankfurt Locations Talk

Der Messe Frankfurt Locations Talk liefert operative Tipps, fachliche Hintergründe und Neuigkeiten aus den Locations der Messe Frankfurt. 

Die wichtigsten Fakten aus dem Talk auf einen Blick:

• Protokollarische Aufgaben stellen sich bei fast allen Veranstaltungsformaten und definitiv nicht nur bei Großveranstaltungen, VIP-Handling beginnt nicht erst mit dem Besuch von Staatsoberhäuptern.
• Protokollarische Themen sollten in die komplette Veranstaltungsplanung von der Konzeptionsphase bis hin zur Evaluierungsphase integriert werden.
• Protokoll geht oft einher mit komplexen Sicherheitsanforderungen. Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere für hochrangige Gäste, müssen sorgfältig erfragt, geplant und auch vorab den Teilnehmer*innen kommuniziert werden. Hier können unerwartet hohe Kosten entstehen, außerdem ergeben sich oft sehr kurzfristig gravierende Änderungen von sorgfältig geplanten Abläufen.
• Protokollarbeit verlangt Respekt und Hingabe für Details: Von Flaggenkonzepten über den Umgang mit Konsulaten oder dem diplomatischen Corps bis hin zu Sitzordnungen und Begrüßungsformalitäten. Für Veranstalter*innen in den Locations der Messe Frankfurt bietet das erfahrene Team von Katrin Ordnung hier Unterstützung und Beratung an.
• Die strategische Bedeutung des Handlungsfeldes Political Affairs wächst – auch für Veranstalter*innen: In einer Gesellschaft, die von zahlreichen geopolitischen Krisen geprägt ist, wird die Zusammenarbeit mit Politikern*innen und eine grundsätzliche Nähe zur Politik für Veranstaltungen immer wichtiger. Deshalb müssen Politik und Eventmanagement Hand in Hand arbeiten, um relevante Vertreter*innen zu relevanten Formaten zu bringen.
• Charmante Anekdoten unserer Gesprächspartner beweisen: Man kann auch bei akribischer Planung nie alle Eventualitäten vorwegnehmen, wenn also doch etwas schief geht, gilt: Ruhig bleiben, lächeln und einfach weitermachen…

Die wichtigsten Fakten aus dem Talk auf einen Blick:

• Wir lernten zwei sehr fortschrittliche Qualifizierungsverfahren kennen: EMAS - ein Umweltmanagement- und -auditsystem, mit dem die Umweltleistung im ersten Jahr festgestellt und anhand einer konkreten Zielarchitektur kontinuierlich verbessert werden kann. Better Stands - eine neue Brancheninitiative, die nicht nur eine optimale Customer Experience, neue Geschäftsmöglichkeiten und optimierten Umweltschutz bietet, sondern auch verschiedene gängige Vorbehalte ausräumt.
• Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen verursacht nicht unbedingt mehr Kosten, sondern bringt vielmehr einen Mehrwert für den Veranstalter, die Location, die Host City und vor allem für die Teilnehmenden.
  
• Was erwarten Veranstalter von den Locations und Dienstleistern? Das unbedingte Bekenntnis zu Net Zero Carbon, ein klares Bekenntnis zur Abfallvermeidung und die konsequente Zusammenarbeit aller Partner.
  
• Letztendlich muss Nachhaltigkeit in einem Unternehmen strukturell verankert werden und dazu muss jeder seinen Beitrag leisten. Erste und wichtige Schritte sind schon, dass man das Licht ausmacht und die Heizung herunterdreht – Nachhaltigkeit muss Teil der DNA und des Mindset werden.
• Die Welt und unsere Branche können nicht warten. In naher Zukunft wird Nachhaltigkeit eine Standardkomponente der Veranstaltungsplanung sein. Wichtige zukünftige Themen werden sein: Kreislaufwirtschaft, lokale Beschaffung, grüne Locations, Eventkultur mit nachhaltigem Impact, Vermeidung von Greenwashing, Abholung und Ausbildung der Menschen.... siehe unsere Buzzword-Cloud im Talk.

Die wichtigsten Fakten aus dem Talk auf einen Blick:

• Inklusion, also uneingeschränkte Teilhabe, ist ein in der UN Behindertenrechtskonvention festgeschriebenes und allgemein gültiges Recht für alle Menschen – Barrierefreiheit ist der Weg dorthin. Deshalb gibt es auch im Eventbereich hinsichtlich Barrierefreiheit keine Frage mehr des OB, sondern nur noch die Frage des WIE.
• Nur 3 % aller Behinderungen bestehen von Geburt an. Barrierefreiheit geht also alle an. Sie ist für einen Teil der Teilnehmenden essentiell, für alle anderen in der Regel ein Komfortgewinn. Außerdem ist sie zunehmend Bestandteil von Nachhaltigkeitszertifikaten (z.B. DGNB)
• Barrierefreiheit bedeutet nicht zwangsläufig Mehrkosten im Eventbudget – von Anfang mitgedacht und standardisiert, lassen sich viele Aspekte kostenneutral einplanen (Rampen/Zugänge/barrierefreie Beschilderungen).
• Nur ein echter Perspektivenwechsel und ein konsequentes Mitdenken schaffen operativ nutzbare barrierearme Räume. Hier muss unbedingt auch die digitale Barrierefreiheit mitgedacht werden (z.B. für Screenreader auslesbare pdf/leichte Sprache)
• Frühzeitige und unbefangene Kommunikation ist im Bereich Barrierefreiheit das A und O. Sie ermöglicht es, zusätzlichen Bedarf zu klären und Alternativen zu Nicht-Vorhandenem anzubieten. (Abfrage von Einschränkungen in Planungsphase/Optimierung durch gezieltes Feedback/gemeinsame Suche nach individuellen Lösungen)